1 / 6
Sistem berbasis web untuk mengelola arsip surat masuk, surat keluar, dan disposisi secara terpusat, terstruktur, serta mudah dilacak di lingkungan Bapenda Kabupaten Batu Bara.
E-Surat Bapenda merupakan sistem informasi yang dirancang untuk mendigitalisasi proses administrasi persuratan di Badan Pendapatan Daerah Kabupaten Batu Bara. Aplikasi ini memusatkan pencatatan surat masuk dan keluar, penyimpanan dokumen PDF, pembuatan nomor referensi arsip otomatis, pencarian dokumen, serta pelaporan dalam satu platform berbasis web. Aplikasi menyediakan workflow disposisi lintas bidang yang memungkinkan sekretaris atau administrator meneruskan surat kepada satu atau beberapa unit kerja dengan instruksi berbeda. Operator bidang dapat menerima disposisi, memperbarui status, dan mencatat hasil tindak lanjut. Dashboard serta hak akses disesuaikan dengan peran pengguna, seperti administrator, sekretaris, operator, dan kepala badan. Untuk mendukung kebutuhan operasional, sistem dilengkapi filter laporan berdasarkan periode dan jenis surat, ekspor data ke Excel, manajemen pengguna dan unit kerja, serta pencarian arsip. Antarmuka reaktif berbasis Livewire membuat proses pengelolaan data terasa responsif tanpa memerlukan aplikasi frontend terpisah.
Tantangan utama proyek ini adalah menyatukan proses pengarsipan dan disposisi yang melibatkan beberapa jabatan serta unit kerja. Setiap pengguna memiliki kewenangan dan kebutuhan informasi berbeda, sehingga sistem harus memastikan dokumen hanya dapat dilihat dan diproses oleh pihak yang tepat. Dari sisi teknis, sistem perlu menjaga konsistensi nomor referensi arsip, status dokumen, dan data tindak lanjut ketika satu surat didistribusikan ke beberapa bidang. Pengelolaan berkas digital juga harus terintegrasi dengan metadata surat agar dokumen tetap mudah ditemukan dan dikelola.
Saya membangun aplikasi menggunakan Laravel dan Livewire dengan arsitektur monolith agar pengembangan, pemeliharaan, dan pengelolaan logika bisnis tetap terstruktur. Surat masuk dan keluar dikelola dalam satu model data terpusat, dilengkapi penomoran referensi otomatis, pencarian, filter, soft delete, penyimpanan berkas melalui Laravel Storage, serta ekspor laporan ke Excel. Workflow disposisi dirancang melalui relasi antara dokumen, disposisi, pengguna, dan unit kerja. Pembuatan disposisi ke beberapa bidang diproses dalam database transaction untuk menjaga konsistensi data. Akses fitur dan dokumen dikendalikan berdasarkan peran serta unit kerja pengguna sehingga setiap proses berjalan sesuai tanggung jawab masing-masing.
E-Surat Bapenda membantu memusatkan administrasi persuratan, memperjelas penanggung jawab disposisi, dan memudahkan pemantauan tindak lanjut. Digitalisasi arsip mengurangi ketergantungan pada pencatatan manual, mempercepat pencarian dokumen, serta meningkatkan keteraturan dan transparansi proses persuratan antarbidang.
Technologies and tools used in this project: